Mês: fevereiro 2018

Importação de arquivos XML – Como um software para fazendas pode ser ainda mais prático

A gestão de qualquer propriedade, tem na administração financeira um ponto da maior importância. Para isto, o registro de todas as receitas e despesas é um elemento fundamental em um software para fazendas e nos softwares de gestão em geral.

Este trabalho requer bastante esforço em função da grande quantidade de documentos que no dia a dia precisam ser inseridos no software de gestão. Há sempre muitas notas chegando dos fornecedores e as informações das mesmas requerem um esforço constante.

Por outro lado, temos atualmente as notas fiscais eletrônicas como um elemento facilitador deste trabalho.

É possível usar os arquivos XML recebidos dos fornecedores como facilitador da entrada de dados ?

Sim, os arquivos das notas contém informações colocadas dentro de uma estrutura padronizada sendo possível ler e importar as mesmas.  Este processo é direto em alguns casos como por exemplo para os dados do fornecedor. O software ao ler na nota as informações do fornecedor ( nome, CNPJ, endereço ) poderá, através do CNPJ verificar se o mesmo já se encontra cadastrado e, não estando, criar de forma automática o cadastro do mesmo no software.

Já as informações dos produtos, requerem um trabalho de preparação por parte do operador visto que não há um código comum entre o fornecedor e sua empresa como ocorre com o CNPJ no caso do cadastro do fornecedor.  Neste caso é necessário compatibilizar os códigos dos produtos externos com os internos, de forma a gradativamente “ensinar” ao software de gestão, como os produtos que chegam de determinado fornecedor se correspondem com o cadastro de produtos da empresa.

Este trabalho de compatibilização, em um momento inicial requer um esforço que, na medida em que chegam novas notas de determinado fornecedor, vai caindo gradativamente já que o software vai ganhando a cada nova nota, mais capacidade de relacionar por sí mesmo os produtos de cada nota com os produtos do cadastro interno.

O recurso de importação de arquivos XML das notas fiscais eletrônicas está disponível no Módulo Financeiro de nossa linha Gerente S7. Conheça mais detalhes de todos os nossos softwares para o agronegócio através deste link.

 

 

 

Custos indiretos – Lidando com eles em um software para fazendas

Uma questão que constantemente recebemos daqueles que estão iniciando a implantação de um software para fazendas, é com relação a questão dos custos indiretos.

Esta é uma questão de muita importância já que além é claro dos custos diretos com insumos,  maquinário e pessoal diretamente ligados a produção, as receitas geradas devem cobrir estruturas administrativas e outros custos indiretos que são essenciais para manter a estrutura produtiva funcionando adequadamente.

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Exemplos de custos indiretos

Como exemplo destes custos indiretos, podemos citar :

  • Custos com pessoal administrativo
  • Custos com maquinário relacionados as chamadas atividades de apoio tais como conservação da propriedade, transporte interno, transporte de pessoal, limpeza de estradas e outras não relacionadas diretamente às lavouras
Os custos indiretos devem desta forma, compor uma parte adicional dos custos de produção de cada talhão e lavoura.

A forma de fazer chegar esta parte dos custos aos custos de produção será através de rateios e o critério mais utilizado para a realização destes rateios, é através de uma proporção a área de cada talhão. Talhões maiores pagam mais e talhões menores pagam menos.

Há outras formas de se pensar nos rateios, envolvendo por exemplo volumes de faturamento e investimentos em cada lavoura e o assunto é vasto.Porém, na maioria dos casos, o rateio proporcional às áreas é prático o suficiente para tornar a apuração dos custos mais precisa e de uma forma fácil de ser compreendida e aplicada pelos gestores.

No Módulo de AgroNegócios da linha Gerente 2018, a estratégia utilizada é a criação dos chamados “Planos de Rateios”. Em cada plano de rateios, o operador define as lavouras e talhões participantes bem como as contas do plano de contas a serem rateadas. A partir destas informações , o programa irá repassar aos talhões, as cotas correspondentes às despesas ocorridas nas contas inseridas nos planos, no período de validade de cada plano de rateios.

Um critério, duas aplicações

A proporcionalidade das áreas para os talhões participantes de cada plano de rateio, serão da mesma forma utilizadas para ratear os custos das atividades de apoio ocorridas dentro do período de validade de cada plano de rateio.

A imagem abaixo apresenta um exemplo de plano de rateio no Módulo de AgroNegócios de nossa linha Gerente 2018.

raapoioCuidando para ter precisão sem complicar

A questão dos rateios é importante e pode gerar uma série de discussões sobre critérios de definição e aplicação. Porém, dentro de nossa experiência, temos percebido que quanto mais complexo for o critério, mais difícil acabam sendo sua implementação e consequentemente a compreensão dos resultados gerados.

Mesmo os rateios por área, exigem esforços que para propriedades que estão saindo das planilhas e começando com seu primeiro software para fazendas, entendemos que os rateios são um passo a ser dado em uma fase seguinte do processo de informatização. Do nosso ponto de vista é melhor começar do básico com os apontamentos do financeiro e das atividades operacionais, tratando inicialmente dos custos diretos apenas. Uma vez consolidada esta etapa, ai sim pode-se começar a trabalhar também os rateios.

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O Controle dos estoques na fazenda – Como um software agrícola ajuda a economizar

Estoque é dinheiro e o controle dos estoques da fazenda, tem a mesma importância de controlar uma conta bancária.Um bom software agrícola pode ajudar e muito nesta tarefa. Afinal, para cada ítem armazenado, seja um insumo, peça ou um material de reposição qualquer, houve a retirada de um valor em espécie, de uma conta bancária, que foi usado então na aquisição do ítem estocado. É praticamente uma transferência de capital da conta bancária para o estoque.

Por outro lado, tendo em vista a grande variedade de ítens que poderão estar estocados, o controle das movimentações e saldos dos mesmos torna-se de difícil implementação quando é feito através de planilhas por exemplo.

É neste tipo de tarefa que um bom software agrícola pode auxiliar e muito a fazer a empresa agrícola economizar pelo constante acompanhamento das movimentações e saldos evitando desperdício e a má utilização dos ítens estocados.

A imagem abaixo mostra algumas das possibilidades que temos quanto a alimentar o estoque e retirar ítens do mesmo.

estoque2

Na medida em que as movimentações vão ocorrendo é importante que as informações estejam integradas de forma a manter os valores dos saldos sempre atualizados e possibilitar a auditagem das movimentações a qualquer tempo.

Por outro lado, é importante, poder contar com ferramentas de auditagem para sempre que necessário, poder auditar as movimentações de um ítem qualquer da mesma forma que se audita o extrato de uma conta bancária. Nesta auditagem deveremos conferir as movimentações ocorridas em um intervalo de tempo determinado, verificando as entradas e , no caso das saídas analisando cada uma de forma a analisar de as quantidades e destinações ( talhão onde o produto foi aplicado, máquina onde a peça ou combustível foi  usada ) dos ítens estão dentro do previsto.

A imagem abaixo é um exemplo deste tipo de auditagem no Módulo de AgroNegócios do software Gerente 2018.

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Enfim, controlar o estoque é controlar seu dinheiro. Devido a variedade de ítens usados no dia a dia e a dinâmica de uma propriedade típica, com muitas coisas acontecendo ao mesmo tempo, é um controle que exige muita disciplina e um bom software. Porém os resultados compensam em muito este esforço.

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Software Rural em Nuvem – Sua fazenda necessita de um ?

Software Rural , Software Agrícola

As empresas do agronegócio, sejam fazendas ou agroindústrias, estão entre aquelas com mais potencial de se beneficiarem da utilização de um software rural em nuvem.

Algumas das razões são por exemplo :

  • O escritório da administração em geral fica fora da fazenda e há informações que necessitam ser registradas no software de gestão a partir do campo.
  • Uma mesma empresa muitas vezes possui fazendas espalhadas por várias regiões necessitando ter informações do dia a dia sendo registradas em todas as propriedades e integradas para a análise das informações e geração de relatórios.
  • Um ou mais sócios, residem em cidades diferentes do local do escritório da fazenda necessitando receber constantemente relatórios e informações em geral sobre o andamento das ações na fazenda.
  • Mesmo havendo apenas uma fazenda e o escritório administrativo estando na mesma, é necessário viabilizar consultas e inserção de informações no software de gestão por funcionários que estejam em diferentes áreas da propriedade.
Ou seja, empresas deste tipo, possuem estruturas descentralizadas e é necessário possibilitar tanto o registro das informações quanto a consulta as mesmas de forma integrada.

Para este tipo de demanda, a utilização de softwares rurais ou softwares para fazendas que trabalhem em nuvem são uma excelente alternativa já que possibilitam o trabalho de todos os envolvidos, em uma mesma base de dados, que neste caso estaria em nuvem, de forma integrada.

Existe também para atender a situações como as descritas, a possibilidade de ter um servidor central, que ficaria por exemplo no escritório principal da empresa, dando aos envolvidos a possibilidade de acesso remoto a este servidor. Neste caso, um fator negativo é que serão necessários uma série de cuidados para proteger este servidor quanto a invasões de hackers.  Da mesma forma, todas as medidas relacionadas a geração de cópias de segurança dos dados ( backups ) estarão totalmente dependentes da equipe interna.

Vantagens de usar um software rural em nuvem
  • A possibilidade de utilização do mesmo a partir de vários pontos de forma integrada. Fazendas, escritórios e sócios residindo em outras localidades, poderão usar o software como se estivessem trabalhando em uma rede local. Qualquer informação registrada por uma das partes, estará disponível imediatamente para consultas por todos.
  • Maior segurança quanto aos dados já que é muito mais fácil haver invasões ou vírus atacando um servidor de dados próprio que um servidor de grandes empresas que fornecem serviços em nuvem.
  • Menor dependência de servidores locais e consequentemente de investimentos na aquisição e manutenção dos mesmos.
  • Deixa de haver a necessidade de um gestor por exemplo, estar presente em determinado local para acessar as informações de seu interesse.O acesso poderá ser feito a partir de sua casa por exemplo.
E quanto as possíveis limitações de um software rural em nuvem ?

O único ponto limitante é que esta alternativa requer que a  empresa possua um link de Internet de qualidade adequada em termos de confiabilidade e velocidade. Conexões de baixa velocidade não são necessáriamente um impecilho mas é necessário que haja estabilidade e a conexão não caia com frequência.

Em vários momentos os clientes nos questionam quanto a segurança.Porém é muito mais seguro ter as informações armazenadas em um grande servidor em nuvem, mantido e protegido por empresas gigantescas como a Microsoft ou Amazon, do que depender da segurança do servidor local cuja administração em geral estará a cargo de um técnico da cidade.

Além do mais, atualmente boa parte das informações fundamentais em nosso dia a dia com dados de nossa conta bancária e as notas fiscais que emitimos, já estão armazenadas em nuvem, através de estruturas mantidas por grandes organizações.

Hoje na Paraná sistemas, temos softwares tradicionais que trabalham localmente, softwares que trabalham totalmente em nuvem e também soluções que possibilitam a operação inicialmente em um servidor local mas com possibilidade de migração para a nuvem quando houver condições adequadas ( uma conexão de Internet adequada no caso ).

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Gestão de Custos e Planejamento no Agronegócio

A gestão financeira de uma fazenda, é uma tarefa que requer, por parte dos gestores grande disciplina. É ao mesmo tempo, uma atividade essencial tendo em vista o volume dos investimentos necessários para tocar o negócio.

A produção agrícola, tem uma dependência de fatores externos como o clima e bolsas de mercadorias, muito acima de outras atividades.

Desta forma, o empresário rural deve incorporar em seu dia a dia, não somente a gestão técnica da produção mas também buscar com afinco o planejamento e controle de suas despesas, receitas e investimentos.

Como e onde atuar

 

  • Planejando

No início do ano agrícola, o produtor deve programar as lavouras, definindo as áreas de cada uma, custos e produção por hectare, bem como o fluxo de atividades com respectivos custos para levar adiante a produção de cada lavoura.

A partir deste planejamento, as atividades operacionais em cada talhão deverão ser registradas de forma a que eventuais desvios sejam detectados e medidas de ajustes possam ser tomadas.

  • Registrando as movimentações  no dia a dia

Todas as aquisições de insumos, peças e demais ítens necessários a produção e manutenção da infraestrutura da propriedade devem ser registradas com as informações da operação como data, fornecedor, ítens adquiridos com valores e respectivas quantidades. Para estes apontamentos, um PLANO DE CONTAS objetivo e simples é essencial. A classificação das despesas através do plano de contas, possibilita a geração de relatórios consolidados por período bem como a análise da evolução das despesas e receitas de quaisquer naturezas em comparação ao que foi planejado.

  • Apontando as atividades realizadas nas culturas

As atividades de manejo realizadas nas culturas, devem ser registradas, informando-se a data, o tipo de atividade realizada, extensão de área trabalhada em hectares, insumos e quantidades aplicadas bem como máquina e implemento usados na tarefa. O horímetro ao início e término da atividade devem ser também anotados.

  • Gerenciando os custos das máquinas

A gestão das máquinas é de extrema importância na propriedade agrícola, tanto pela parcela expressiva das mesmas nos custos de produção e também porque o gestor tem sobre estes custos capacidade de intervenção, o que não ocorre por exemplo com os custos dos insumos e preços de venda da produção.

Desta forma, um acompanhamento adequado das manutenções realizadas, combustível consumido e horas trabalhadas, são de extrema importância para detectar máquinas com custos acima do esperado e mesmo a má utilização de peças.

  • Administrando os estoques da fazenda

O estoque é dinheiro parado, é investimento. Desta forma, monitorar o estoque tem importância idêntica ao acompanhamento das contas de banco e caixa. É essencial fazer o registro do que entrou, do que saiu e para que finalidade, de forma a que se possa a qualquer momento, inventariar todos os ítens armazenados verificando se as quantidades disponíveis estão em conformidade com o esperado.

Com estes controles, fica facilitada a tarefa de detectar desperdícios e eventuais desvios dos ítens estocados.

  • Analisando

A partir dos registros diários da movimentação financeira , máquinas e estoques, poderemos então gerar relatórios com valores movimentados por conta do plano de contas, custos das máquinas com manutenção e combustível e respectivos custos por hora de operação e, naturalmente, aferir se os saldos e movimentações de insumos e peças no estoque correspondem ao esperado.

Estes resultados poderão ser comparados com os valores planejados sempre que possível de forma a que tendo havido desvios, as causas dos mesmos possam ser identificadas.

Colocamos aqui, como sugestão,  apenas um roteiro básico para a gestão financeira da fazenda. Na medida em que os controles evoluem, outras etapas podem ser agregadas de forma a aperfeiçoar estes controles como por exemplo a criação de planos de rateios para agregar aos custos de produção despesas administrativas e atividades de apoio realizadas na infraestrutura da propriedade.

O importante é começar mesmo que de forma mais simples a gerenciar as contas e atividades no dia a dia da propriedade. Pode-se começar com planilhas mas pela diversidade das informações, o ideal é usar um bom software de gestão, tratando de forma integrada os apontamentos.

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