Um dos Recursos Mais Usados Pelos Contadores no FarmPlus – LCDPR é a Importação de NFe

Na medida em que os arquivos XML das NFe estejam disponíveis ao contador, o mesmo poderá usar estes arquivos para agilizar a criação dos lançamentos no Livro Caixa Digital do Produtor Rural.

Como os lançamentos no Livro Caixa Digital do Produtor Rural são em regime de caixa ou seja, deve-se lançar o que for efetivamente pago ou recebido, é necessário após a importaçao dos arquivos XML realizar algumas ações básicas de conciliação nos lançamentos gerados que são :

1. Verificar e ajustar a data dos pagamentos.
2. Verificar se é o caso de desmembrar o pagamento criado em mais de uma parcela e ajustar o valor das parcelas se for o caso.
3. É fundamental também não incluir na relação de arquivos a importar, os arquivos XML de notas que tenham sido anteriormente canceladas.

Estas medidas são necessárias visto que em muitos casos o fornecedor não discrimina na área das informações de pagamento da nota fiscal,  a forma de pagamento da mesma com as datas e valores das parcelas.

Neste caso o FarmPlus – LCDPR irá criar um lançamento usando a data de emissão da nota como data do pagamento e esta data na maior parte dos casos deverá ser ajustada para a data na qual efetivamente se deu o pagamento.

Da mesma forma, quando a nota for paga em parcelas e as mesmas não estejam discriminadas no arquivo XML pelo fornecedor, o FarmPlus não terá como gerar o parcelamento e caberá ao operador ajustar o valor do lançamento único criado, a data de pagamento do mesmo e criar manualmente as demais parcelas com respectivos valores e datas de pagamento.

Importação de Notas Fiscais Que Não Geram Pagamentos ou Recebimentos

Em várias situações haverá notas que não geram compromissos financeiros seja de receita ou despesa.  Como exemplo podemos citar as notas de simples remessa, retorno de conserto, envio de materiais para demonstração etc.

Estando estas notas em um grupo de arquivos XML disponibilizados ao FarmPlus – LCDPR, as mesmas serão importadas e irão gerar lançamentos que deverão ser excluídos pelo operador.

Para evitar a importação destas notas, o operador poderá definir no FamPlus – LCDPR, uma lista de CFOPs ( Códigos Fiscais de Operações Finaneciras ) a serem evitados na importação.

Quando uma nota contiver algum dos CFOPs definidos na lista de exclusão, a mesma será rejeitada sendo a rejeição apresentada ao operador no término da importação do lote de notas.

Na tela abaixo, onde é acionada a importação dos arquivos XML das NFe, a opção “CFOPs a excluir” na parte superior esquerda permite o acesso do operador a relação de CFOPs que não deverão ser importados.

A imagem abaixo mostra uma lista de exclusão de CFOPs alimentada com os CFOPs 1912 e 5915. Esta imagem é meramente ilustrativa. Quando o FarmPlus é instalado esta relação esta lista estará vazia, cabendo ao operador alimentar a mesma a partir de seus critérios e necessidades sabendo que notas que contenham pelo menos um dos CFOPs desta lista serão rejeitadas pelo mecanismo de importação de arquivos XML.

Um dos Maiores Desafios do Contador é Conseguir Receber as Notas Fiscais Emitidas pelos Fornecedores do Produtor

Uma das maiores dificuldades dos contadores é a obtenção dos documentos fiscais por parte dos produtores. Muitas vezes em suas compras, o produtor recebe apenas o DANFE ( Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica ) e não recebe o arquivo XML.  Em outros casos, o produtor recebe os arquivos XML a partir de seus fornecedores através de e-mail, mas não tem tempo para organizar e enviar estes arquivos ao contador. Desta forma a alimentação dos registros do Livro Caixa Digital do Produtor Rural acaba sendo dificultada.

Como Fazer as Notas Emitidas Para o Produtor Chegarem ao Contador Já Como Lançamentos Práticamente Prontos no LCDPR ?

E se os arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas dos produtores que devem elaborar o Livro Caixa Digital do Produtor Rural , fossem obtidas de forma automática através do Portal da NFe, organizadas em pastas por fazenda, e então transformadas em lançamentos no Livro Caixa Digital do Produtor Rural, de forma totalmente automática, necessitando apenas de uma verificação final pelo operador ?

Resumindo :

• Pesquisa no Portal da NF-e de todas as notas emitidas para as compras do produtor.
• Download dos arquivos XML disponibilizados pela Receita Federal.
• Organização no computador local dos arquivos XML em pastas com as notas de cada fazenda.
• Separa as notas de entrada canceladas pelo emitente de forma a evitar o lançamento indevido das mesmas.
• Processamentos das NFe com cadastramento automático dos fornecedores e geração dos lançamentos no LCDPR para cada fazenda.
• Armazenamento dos arquivos XML das Notas Fiscais Eletrônicas de forma segura em nuvem de forma a que em caso de necessidade possam ser consultadas a qualquer tempo para esclarecer dúvidas sobre as origens dos lançamentos.
• Permite a consulta estruturada a todas as informações das notas importadas tais como tipos de produtos adquiridos, quantidades, valores, classificações fiscais, data e outras.

Tudo de forma automática.

Neste caso, uma parte substancial de uma das maiores dificuldades dos contadores que é a obtenção das NF-e a partir dos produtores estaria enormemente atenuada correto ?

Sim. Esta é uma realidade possível se você usa o FarmPlus – LCDPR o primeiro software do Brasil específico para o Livro Caixa Digital do Produtor Rural.

Entre em contato conosco para maiores informações.

Chegou Finalmente a Hora de Validar e Entregar o Livro Caixa Digital do Produtor Rural

Depois de 1 ano de trabalho intenso desde que o FarmPlus – LCDPR entrou em operação, contadores e produtores rurais, nossos parceiros em todo o Brasil, iniciaram a validação e primeiras entregas do Livro Caixa Digital do Produtor Rural.

Após completar 1 ano desde o início da operação do FarmPlus – LCDPR, o primeiro software do Brasil específico para o LCDPR e de muito trabalho em conjunto com nossos clientes, a tão esperada hora de validar e, para aqueles que querem entregar antes do prazo, também enviar seus LCDPR, chegou a hora após a disponibilização pela Receita Federal de seu validador e sistema de recepção do LCDPR através do portal e-CAC.

O Validador do LCDPR

Como era nossa expectativa e dos contadores e produtores com os quais temos interagido desde o início dos trabalhos com o FarmPlus – LCDPR, o validador liberado pela Receita Federal segue os mesmos padrões dos demais validadores do SPED. Trata-se de um programa elaborado em linguagem Java que deve ser baixado a partir do portal e-CAC para que então seja submetido ao mesmo o arquivo texto dentro do layout regulamentar gerado pelo FarmPlus – LCDPR.

O Primeiro LCDPR Validado e Enviado

A primeira validação e entrega de um Livro Caixa Digital gerado pelo FarmPlus – LCDPR foi realizada  ainda no mes de abril, na cidade de Uberaba, por um escritório de contabilidade que foi um de nossos primeiros parceiros nesta jornada do LCDPR.

Desde então muitos de nossos clientes já vem validando seus LCDPR e em muitos casos também enviando. Outros aproveitam o adiamento da entrega do IR para aguardar o mes de junho para o envio definitivo.

Como Validar o Livro Caixa Digital do Produtor Rural Gerado no FarmPlus – LCDPR

O vídeo abaixo mostra de forma prática todos os passos para a validação e entrega do LCDPR através do portal e-CAC.

Passos Para Validar e Entregar o LCDPR

Importante ! É comum contadores e produtores nos contactarem perguntando se quando fizerem a validação de seu primeiro LCDPR deverão também já realizar a transmissão do mesmo. A resposta é não. É possível apenas realizar a validação e realizar a transmissão definitiva no momento que consider adequado.

Em caso de necessidade de qualquer correção é também possível fazer uma remessa posterior de retificação.

Os passos para validar e entregar o LCDPR são os seguintes :

1. Gerar o arquivo do Livro Caixa Digital do Produtor Rural através do FarmPlus – LCDPR.
2. Acessar o portal e-CAC utilizando o certificado digital do produtor para o qual será feita a validação / entrega.
3. Acessar a aba “Cobrança e Fiscalização” e em seguida a opção “Obrigação Acessória”.
4. Na página seguinte estará então a opção Livro Caixa Digital do Produtor Rural e na mesma linha, do lado direito na seção “Ações” clique no ícone “Enviar”. O texto “Enviar” é mostrado ao passar com o mouse na opção corresponente.
5. Será então feito o download do programa validador que deverá então ser executado.
6. No validador, selecione o tipo de entrega “Original” ou “Retificadora” e o ano.
7. No programa validador, use então o comando “Adicionar arquivos” para  indicar em seu computador a pasta do FarmPlus – LCDPR onde está o arquivo gerado com o Livro Caixa Digital do Produtor Rural para o qual será feita a validação. Esta pasta tem o nome de Saida_LCDPR.
8. Acione então , na área “Ações” o comando de validação que é uma seta verde apontando para o lado direito.

O validador então irá verificar a estrutura do arquivo disponibilizado e sinalizar o sucesso na validação do mesmo com uma indicação em verde na coluna “Situação”.

Após a validação com sucesso, o comando “Transmitir” estará liberado caso seja desejado realizar o envio de seu Livro Caixa Digital do Produtor Rural a Receita Federal.

A tela abaixo apresenta o resultado de uma validação com sucesso no programa validador.

Caso a validação resulte em restrições, será gerado um relatório indicando as situações que deverão ser corrigidas.

Ficamos a disposição de todos em caso de quaisquer dúvidas na geração e entrega de seu LCDPR.

Notas podem ser Autorizadas ou Rejeitadas

Na emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica do Produtor Rural, as mesmas podem ser autorizadas pela Secretaria da Fazenda ou rejeitadas.

Quando ocorre uma rejeição por parte da SEFAZ de uma nota, é retornado um código de erro indicando a causa da rejeição e desta forma, conhecendo a causa, o operador poderá fazer a correção necessária e tentar emitir novamente a NFe-P.

O Código de Erro da Rejeição Indica a Causa do Problema

Alguns exemplos de rejeições e seus códigos são :

Neste caso a chave da nota que estava sendo complementada era outra nota complementar.

269 – CNPJ Emitente da NF Complementar difere do CNPJ da NF Referenciada

Neste caso o CNPJ da empresa que estava emitindo a nota complementar deveria ser o mesmo CNPJ da empresa que emitiu a nota que está sendo complementada.

Nestes exemplos, é muito fácil identificar a causa do problema e providenciar a correção necessária. Em outros casos, a solução pode não ser tão direta mas o caminho estará sempre na análise da mensagem de retorno da Secretaria da Fazenda.

Quais as Implicações Fiscais de uma NFe-P Rejeitada ?

Em vários casos os clientes nos trazem sua preocupação quanto as consequências de uma NFe-P rejeitada. Ficam com receio de ter que recolher impostos em duplicidade pelo fato de uma nota ter sido rejeitada.

Não há razão para preocupação já que uma nota rejeitada significa apenas que a SEFAZ não autorizou a emissão da mesma e desta forma não houve a geração do documento fiscal. Cabe ao operador apenas identificar a causa do problema e corrigí-la de forma ter a emissão na NFe-P sendo completada para que seja possível gerar o DANFE e transitar as mercadorias da nota.

Uma nota rejeitada é apenas uma tentativa de emissão que não gerou nenhum documento fiscal válido.

No dia a dia é sempre bom quando todas as notas são autorizadas mas rejeições podem ocorrer e o importante para saná-las e identificar com rapidez a causa do problema de forma a corrigí-la e proceder a emissão corretamente.

Boas Conexões de Internet no Campo, São Hoje Comuns Mas Não São a Regra

Um ponto bastante crítico em relação a Nota Fiscal Eletrônica do Produtor Rural é a disponibilidade do sinal de Internet.

Muito embora estejamos presenciando junto a nossos clientes uma crescente melhoria nos meios de acesso a Internet nas mais diversas regiões, a qualidade e estabilidade ainda são um problema que não é raro.

A emissão de uma NFe-P, requer que o computador onde a NFe-P é emitida, possa se comunicar com a Secretaria da Fazenda em tempo real.  Caso não exista possibilidade de que esta comunicação ocorra, não será possível a emissão da NFe-P.

Os Procedimentos de Contingência

A partir da regulamentação dos processos relacionados a emissão das Notas Fiscais Eletrônica, as situações de emergência, ou “contingência”, podem ser divididas nos seguintes casos :

• A Internet do emissor está fora do ar

Neste caso não haverá como emitir a NFe-P e consequentemente não será possível gerar o DANFE ( Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica ) para acompanhar cargas que devam ser despachadas no momento da indisponibilidade do sinal.

Trata-se portanto de uma situação extremamente delicada. Uma hipótese neste caso seria ter em mãos um notebook, com o software emissor instalado e levar o mesmo até outro ponto de trabalho onde haja disponibilidade do sinal. No caso do FarmPlus, esta seria uma solução viável pelo fato de que o softwara opera com seu banco de dados em nuvem.

Neste caso, a melhor alternativa, principalmente em pontos com instabilidades frequentes de sinal e movimento acentuado de cargas, seria contratar um sinal adicional que opere como redundância para casos de emergência.

Outra alternativa seria o procedimento de emissão a partir de formulário especial, a FS-DA – Contingência com uso do Formulário de Segurança para impressão de Documento Auxiliar do Documento Fiscal eletrônico . Neste caso, o emissor pode optar pela emissão da NF-e em contingência com a impressão do DANFE em Formulário de Segurança.  O tipo de envio das NFe-P será o “5 – Contingência em Formulário de Segurança FS-DA”) nesta situação a transmissão para SEFAZ de origem será realizado quando cessarem os problemas técnicos que impediam a sua transmissão.

E emissão com o uso do formulário de segurança, requer naturalmente a confecção sob encomenda destes formulários de forma a estarem os mesmos disponíveis quando necessário.

• A SEFAZ está fora do ar ou em Manutenção Programada

Nestes casos, em geral a emissão das NFe-P poderá ser realizada através da SVC – Sefaz Virtual de Contingência.  Estando a SEFAZ da UF do emissor fora do ar, o FarmPlus poderá fazer a emissão através da SVN-RS ou SVN-AN.

SVC-RS – Sefaz Virtual de Contingência Rio Grande do Sul  – Atende AM, BA, CE, GO, MA, MS, MT, PA, PE e PR.

SVC-AN – Sefaz Virtual de Contingência Ambiente Nacional  – Atende AC, AL, AP, DF, ES, MG, PB, PI, RJ, RN, RO, RR, RS, SC, SE, SP e TO.

Nestes casos o tipo de emissão da NFe-P, deverá ser ajustado no FarmPlus para “7” (SVC-RS) ou “6” (SVC-AN), quando a NF-e for emitida em contingência SVC.

Não iremos comentar aqui o EPEC – Evento Prévio de Emissão em Contingência que é uma alternativa para emissão em contigência cuja utilização por parte dos produtores não foi ainda disponibilizada aos produtores rurais com emissão via CPF, sendo seu uso possível apenas aos emissores via CNPJ.

Como Saber se a SEFAZ  de seu estado está com problemas ?

Caso ao emitir suas NFe-P estejam ocorrendo situações anormais e o sinal de Internet esteja normal na fazenda, recomendamos consultar o Portal da NFe para acessar o mapa de disponibilidade dos serviços. Neste caso é apresentada em tempo real, uma visão geral das operações em todo o Brasil indicando, se for o caso, os pontos de problema.

O endereço para esta consulta pode ser acessado através deste link.

A imagem abaixo mostra como são apresentadas as informações da disponibilidade dos serviços no Portal da NFe.

Problemas podem ocorrer e o ideal, principalmente em épocas de grande movimento de cargas e emissão de notas, é ter estratégias definidas com antecedência para tratar eventuais problemas.

Nestes casos as seguintes alternativas podem ser analisadas :

• Sinal de Internet adicional preferencialmente de provedor diferente do principal.
• Ponto alternativo de emissão em outro local físico.
• Formulário de segurança par emissão em contigência FS-DA.