É muito comum entre as empresas, independente do porte, haver confusão entre o que é uma nota fiscal eletrônica ( NFe ) e o que é o DANFE (Documento auxiliar da nota fiscal eletrônica).
Esta falta de entendimento pode levar a problemas já que é comum por causa dela, a empresa armazenar os DANFE como se estivesse armazenando as NFe dentro do que é necessário pela legislação.
A NFe é um arquivo digital, em formato XML e que deve ser obrigatóriamente enviado, através de e-mail, pelo vendedor da mercadoria ao comprador da mesma. Este arquivo, tal como as antigas notas impressas, deve ser armazenado pelo prazo de 5 anos.
Já o DANFE, é um documento em papel, que deve acompanhar a mercadoria em seu trânsito desde o vendedor até as dependências do estabelecimento do comprador.
Desta forma, se a empresa estiver armazenando os DANFE ao invés de armazenar as NFe, estará potencializando problemas junto a fiscalização já que não estará de posse dos documentos que devem, pela legislação serem armazenados, que são os arquivos das NFe.
Em resumo :
- A NFe é um arquivo, em formato XML que substitui as antigas notas fiscais impressas devendo como elas, serem armazenados dentro do previsto pela legislação.
- O DANFE é um documento impresso que tem por objetivo acompanhar as mercadorias comercializadas desde o estabelecimento do vendedor até o estabelecimento do comprador.
A imagem abaixo mostra um modelo de DANFE :
