O ano de 2019 está trazendo duas grandes novidades para os produtores rurais.
A Nota Fiscal Eletrônica do Produtor Rural e o Livro Caixa Digital do Produtor Rural – LCDPR, chegaram. O LCDPR já está em vigor desde 01/01/2019 a todos aqueles que auferiram renda bruta a partir de R$ 3.600.000,00 no ano de 2018. Enquanto a Nota Fiscal Eletroônica do Produtor Rural está em implantação gradual em diversos estados.
No caso da NFe-P o andamento da implantação e obrigatoriedade está sendo mais gradual que no caso do LCDPR. Os antigos blocos de notas e a possibilidade de emissão de notas avulsas através dos portais estaduais vão deixando de existir e trazendo aos produtores a obrigação de emitirem suas Notas Fiscais Eletrônicas por meios próprios ou seja através de softwares mantidos e com dados alimentados pela própria equipe de administração da fazenda.
O cronograma de obrigatoriedade varia de estado para estado e entre os que tem prazos definidos estão Mato Grosso para 01/07/2019, Bahia também 01/07/2019 e o Paraná com obrigatoriedade definida para 01/01/2020.
Esta nova obrigação vem trazendo muitas dúvidas aos produtores e nosso objetivo aqui é dar uma visão geral do que é a NFe-Produtor a partir de nossas conversas com clientes e todos aqueles que trazem a nós suas dúvidas e preocupações a respeito da NFe-P.
O que é a Nota Fiscal Eletrônica do Produtor Rural ?
De forma bastante resumida, podemos dizer que uma NFe-Produtor é um arquivo contendo todas as informações de uma operação de venda realizada pelo produtor ( informações antes relacionadas em uma nota vulsa ), porém com conteúdo mais detalhado, e portanto mais complexo, assinado digitalmente através de um certificado digital, estando as informações deste arquivo, organizadas a partir de um padrão definido pela Receita Federal em formato XML.
Parte das etapas de geração da NFe-P já é bem conhecida de qualquer produtor e consiste em discriminar os dados do comprador das mercadorias, os produtos comercializados, quantidades e valores. No caso da NFe-P, as informações são mais detalhadas mas a idéia é exatamente a mesma.
Porém, na NFe-P estas informações serão organizadas pelo software de gestão em um arquivo no padrão XML. Este arquivo será então “assinado” também pelo mesmo software, usando um certificado digital do produtor presente no computador. Esta assinatura é que garante perante a Receita que a nota vem de fato do produtor detentor daquele certificado digital.
Uma vez gerado e assinado o arquivo XML, o software de gestão irá “conversar” com um software da Receita encarregado de aceitar as NFe-P e aprovar as mesmas gerando então de volta, um protocolo de autorização.
Caso o software da Receita detecte alguma inconsistência na nota, irá rejeitar a mesma gerando sempre uma mensagem de erro descrevendo a causa da rejeição. Neste caso, cabe então ao operador do software, na administração da fazenda, corrigir o problema e tentar transmitir novamente a nota de forma a obter a autorização da mesma.
Estando a emissão da nota autorizada pela Receita, o produtor poderá então imprimir o DANFE ( Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica ) que deverá acompanhar as mercadorias comercializadas em seu transporte.
As fases envolvidas na geração da NFe-P podem ser vistas abaixo :
Algumas novidades trazidas pela Nota Fiscal Eletrônica do Produtor
Cada nota requer autorização da SEFAZ para ser emitida
A emissão de uma nota fiscal , agora requer a autorização da SEFAZ no momento de sua emissão. Antes bastava preencher os dados da nota no bloco e a nota estava pronta.Agora, para que seja possível gerar o DANFE ( que obrigatóriamente deve acompanhar as mercadorias em seu trânsito ), é necessário estar de posse do arquivo XML com a NFe-P autorizada pela SEFAZ.
Cada nota é assinada digitalmente
Cada nota deve ser assinada pelo programa emissor. Assim, o certificado digital do produtor, deverá estar presente no computador onde estará o software que emitirá a nota.Esta assinatura comprova a origem do documento.
É necessário estar conectado a Internet
É necessário haver conexão com a Internet para emissão da nota. O processo de emissão envolve a troca de informações entre o software do produtor e o software de recepção da SEFAZ. A “conversa” entre estes dois lados é realizada através da Internet. Estão previstas, para situações excepcionais, formas alternativas de emissão em caso de falha da Internet, que são as chamadas emissões em contingência que abordaremos em outro texto.
O conteúdo das NFe-P possui mais informações
A geração das NFe-P requer mais informações que as tradicionais notas emitidas usando blocos. Informações incorretas como produtos classificados de forma errada, falta de dados cadastrais do emitente ou do destinatário entre outras, podem levar a rejeições e impossibilitar por consequência a geração do DANFE e ao trânsito das mercadorias adequadamente coberto pelo mesmo. Há mais detalhes sobre as especificações de impostos nos produtos e informações como a classificação de cada produto de acordo com seu código NCM ( Nomenclatura Comum do Mercosul ) são obrigatórias para emissão da NFe-P. Da mesma forma, cada produto discriminado na nota, deve estar relacionado a um CFOP – Código Fiscal da Operação. Passa a ser necessário contar ainda mais com o apoio de seu contador para a correta definição destas informações no software que emitirá suas notas. Mesmo o código de barras, que não está presente na maior parte dos produtos agrícolas, deve ser informado ( neste caso como SEM GTIN ao invés da numeração padrão com 13 dígitos ).
É necessário enviar ao cliente o arquivo XML da NFe-P
É necessário enviar ao cliente o arquivo XML com a NFe-P autorizada. O DANFE tem por objetivo apenas acompanhar as mercadorias em seu trânsito e não substitui o arquivo XML como documento fiscal. Além de enviar o arquivo XML ao destinatário das mercadorias, deve-se também armazenar o mesmo pelo prazo legal das mesma forma que antes eram armazenadas as notas em papel. O envio do arquivo XML ao cliente será feito por e-mail sendo que em geral o próprio software emissor, tendo o cadastro dos clientes adequadamente mantido, deverá realizar este envio de forma automática ao gerar as notas.
Há prazos de cancelamento que devem ser seguidos
Os prazos para cancelamento de uma NFe-P pode variar de estado para estado sendo de 24 horas em boa parte deles.Deve-se consultar a SEFAZ de seu estado para estar ciente do prazo a ser obedecido caso a caso.
Cancelamentos, correções e consultas também digitais
Cancelamentos, cartas de correção , concultas às notas emitidas e outras operações são da mesma forma realizadas de forma eletrônica e em geral pelo proprio software que emite as NFe-P.
Há um portal para as consultas
As notas fiscais eletrônicas ficam disponibilizadas para consulta em um repositório central no Portal da NFe. Cada nota possui uma chave única de 44 dígitos que pode ser usada para através do portal, consultar o conteúdo da mesma e obter seu arquivo XML. O endereço do portal para estas consultas pode ser acessado através deste link.
O layout muda periódicamente
Atualizações periódicas no layout das informações. Desde o início da implantação das Notas Fiscais Eletrônicas no Brasil, o layout das informações que compõem o conteúdo das mesmas, vem sendo alterado periódicamente visando aperfeiçoar tanto os controles da Receita quanto as consistências realizadas nas informações no momento da emissão. Assim é necessário que o software emissor esteja também em processo de atualização constante já que qualquer desatualização inviabiliza a geração das NFe-P.
O que é o DANFE ?
O DANFE ( Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica , é um documento gerado a partir das informações do arquivo XML, que deve ser utilizado para acompanhar as mercadorias em seu trânsito.
Da mesma forma que a NFe-P, a formatação do DANFE segue padrões rigorosamente definidos pela Receita Federal em documentação específica.
É fundamental saber que o DANFE não é a nota fiscal e em nenhuma hipótese substitui o arquivo XML assinado e autorizado com as informações da nota.
Para saber mais sobre o DANFE, acesse este artigo de nosso blog.
O que é o Certificado Digital ?
O certificado digital é o equivalente a identidade digital de uma pessoa física ou empresa. A posse do mesmo é que viabiliza autenticar a NF-e P assegurando que o produtor representado pelo certificado é de fato o responsável pela emissão daquela NFe-P.
A posse do certificado digital, possibilita ao detentor do mesmo, assinar documentos como as NFe-P digitalmente ou ter acesso a informações da empresa em sites do governo, como se tivesse em mãos a assinatura da empresa ou pessoa física.
A autenticação do arquivo da NFe-P a partir do certificado é um processo bastante complexo a ser realizado pelo software que emite a NFe-P. O software neste caso, utiliza o certificado para assinar a nota digitalmente dentro de um padrão que possibilita a Receita Federal reconhecer de forma definitiva aquele produtor como sendo o emitente da NFe-P.
Para que esta operação de assinatura do arquivo da NFe-P pelo software emissor seja realizada, é necessário que o certificado esteja disponível no computador onde as notas serão emitidas.
No caso dos produtores rurais, o certificado a ser utilizado é o e-CPF.
Este tipo de certificado pode ser obtido em vários formatos físicos como :
- A1 – neste caso o certificado é um arquivo que pode ser instalado em um ou mais computadores mediante uma senha,
- A3 – cartão
- A3 – kit leitora
- A3 – token ( semelhante a um pen drive ).O modelo A1 é o mais versátil e prático e o A3 em suas várias formas é o mais seguro.
O que são arquivos XML ?
O conteúdo das NFe-P são gerados pelo emissor em arquivos onde as informações estão organizadas em um padrão chamado XML ( de Extended Markup Language ) . Apesar da sigla diferente e aparentemente complexa a idéia dos arquivos XML é simples a as informações ficam organizadas em rótulos ( chamados de “tags” ) que identificam o conteúdo de cada tipo de informação.
Abaixo podemos ver a imagem de um trecho de uma arquivo XML de uma NFe-P. Neste trecho temos as informações de um dos ítens da nota onde cProd é o código dado ao produto pelo emitente, cEAN é o código de barras , que neste caso não há sendo então informado SEM GTIN, xProd é a descrição do produto, CFOP é o Código Fiscal da Operação correspondente ao produto na nota, uCom é a unidade de medida, qCom é a quantidade, vUnCom é o valor unitário e assim por diante.
Não será necessário ao produtor e a seus gestores se envolverem com estes códigos.Porém, não custa saber que ao abrir um arquivo XML com uma NFe-P, boa parte das informações ali presentes serão totalmente legíveis.
Cabe ao software que emitirá as notas codificar o conteúdo das mesmas rigorosamente dentro dos padrões definidos pela Receita Federal. Para isto há uma extensa e complexa documentação que fica disponível através deste link.
O que é o Ambiente de Homologação ?
Antes de começar a emitir suas notas, o produtor pode usar o chamado “ambiente de homologação”, para treinar a emissão de suas notas. Neste ambiente, as notas são emitidas seguindo todas as etapas das notas reais mas sem ter qualquer validade fiscal.
É um ambiente de testes onde não é necessário ter quaisquer preocupações a não ser em treinar a emissão das notas de forma correta.
As informações das notas geradas no ambiente de homologação não geram nenhum tipo de repercussão fiscal para o emitente ou destinatários informados nas notas.
Cabe ao operador definir no software emissor se irá gerar notas no ambiente de homologação ou no ambiente de produção.
Os requisitos de correção de dados, assinatura digital e consistência das informações são iguais no ambiente de homologação e no ambiente de produção.
Mesmo após ter iniciado a emissão de suas notas no ambiente de produção, é possível usar o ambiente de homologação sempre que se desejar.
Um Software Profissional é Essencial para as Novas Obrigações e Para a Boa Gestão
É claro que obrigações como emissão da Nota Fiscal Eletrônica do Produtor Rural e a escrituração do Livro Caixa Digital do Produtor Rural, trazem desafios aos produtores. As dificuldades com treinamento e a disponibilidade de mão de obra qualificada são um desafio sempre presente que que se acentua com obrigações como estas.
A utilização de softwares de gestão bem estruturados e práticos bem como o apoio do contador passam a ser ainda mais importantes no dia a dia da rotina administrativa da empresa rural.
Softwares limitados com funcionalidades na área financeira que apenas reproduzem as antigas anotações de canhoto de talão de cheques não terão condições de dar ao produtor os meios para cumprir estas obrigações.
É fundamental contar com softwares profissionais, bem estruturados, mas ao mesmo tempo simples e capazes de possibilitar ao produtor não somente cumprir estas novas obrigações fiscais mas gerenciar com eficiência sua área financeira e produção da fazenda.
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