A gestão financeira de uma fazenda, é uma tarefa que requer, por parte dos gestores grande disciplina. É ao mesmo tempo, uma atividade essencial tendo em vista o volume dos investimentos necessários para tocar o negócio.
A produção agrícola, tem uma dependência de fatores externos como o clima e bolsas de mercadorias, muito acima de outras atividades.
Desta forma, o empresário rural deve incorporar em seu dia a dia, não somente a gestão técnica da produção mas também buscar com afinco o planejamento e controle de suas despesas, receitas e investimentos.
Como e onde atuar
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Planejando
No início do ano agrícola, o produtor deve programar as lavouras, definindo as áreas de cada uma, custos e produção por hectare, bem como o fluxo de atividades com respectivos custos para levar adiante a produção de cada lavoura.
A partir deste planejamento, as atividades operacionais em cada talhão deverão ser registradas de forma a que eventuais desvios sejam detectados e medidas de ajustes possam ser tomadas.
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Registrando as movimentações no dia a dia
Todas as aquisições de insumos, peças e demais ítens necessários a produção e manutenção da infraestrutura da propriedade devem ser registradas com as informações da operação como data, fornecedor, ítens adquiridos com valores e respectivas quantidades. Para estes apontamentos, um PLANO DE CONTAS objetivo e simples é essencial. A classificação das despesas através do plano de contas, possibilita a geração de relatórios consolidados por período bem como a análise da evolução das despesas e receitas de quaisquer naturezas em comparação ao que foi planejado.
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Apontando as atividades realizadas nas culturas
As atividades de manejo realizadas nas culturas, devem ser registradas, informando-se a data, o tipo de atividade realizada, extensão de área trabalhada em hectares, insumos e quantidades aplicadas bem como máquina e implemento usados na tarefa. O horímetro ao início e término da atividade devem ser também anotados.
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Gerenciando os custos das máquinas
A gestão das máquinas é de extrema importância na propriedade agrícola, tanto pela parcela expressiva das mesmas nos custos de produção e também porque o gestor tem sobre estes custos capacidade de intervenção, o que não ocorre por exemplo com os custos dos insumos e preços de venda da produção.
Desta forma, um acompanhamento adequado das manutenções realizadas, combustível consumido e horas trabalhadas, são de extrema importância para detectar máquinas com custos acima do esperado e mesmo a má utilização de peças.
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Administrando os estoques da fazenda
O estoque é dinheiro parado, é investimento. Desta forma, monitorar o estoque tem importância idêntica ao acompanhamento das contas de banco e caixa. É essencial fazer o registro do que entrou, do que saiu e para que finalidade, de forma a que se possa a qualquer momento, inventariar todos os ítens armazenados verificando se as quantidades disponíveis estão em conformidade com o esperado.
Com estes controles, fica facilitada a tarefa de detectar desperdícios e eventuais desvios dos ítens estocados.
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Analisando
A partir dos registros diários da movimentação financeira , máquinas e estoques, poderemos então gerar relatórios com valores movimentados por conta do plano de contas, custos das máquinas com manutenção e combustível e respectivos custos por hora de operação e, naturalmente, aferir se os saldos e movimentações de insumos e peças no estoque correspondem ao esperado.
Estes resultados poderão ser comparados com os valores planejados sempre que possível de forma a que tendo havido desvios, as causas dos mesmos possam ser identificadas.
Colocamos aqui, como sugestão, apenas um roteiro básico para a gestão financeira da fazenda. Na medida em que os controles evoluem, outras etapas podem ser agregadas de forma a aperfeiçoar estes controles como por exemplo a criação de planos de rateios para agregar aos custos de produção despesas administrativas e atividades de apoio realizadas na infraestrutura da propriedade.
O importante é começar mesmo que de forma mais simples a gerenciar as contas e atividades no dia a dia da propriedade. Pode-se começar com planilhas mas pela diversidade das informações, o ideal é usar um bom software de gestão, tratando de forma integrada os apontamentos.
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