A gestão de qualquer propriedade, tem na administração financeira um ponto da maior importância. Para isto, o registro de todas as receitas e despesas é um elemento fundamental em um software para fazendas e nos softwares de gestão em geral.
Este trabalho requer bastante esforço em função da grande quantidade de documentos que no dia a dia precisam ser inseridos no software de gestão. Há sempre muitas notas chegando dos fornecedores e as informações das mesmas requerem um esforço constante.
Por outro lado, temos atualmente as notas fiscais eletrônicas como um elemento facilitador deste trabalho.
É possível usar os arquivos XML recebidos dos fornecedores como facilitador da entrada de dados ?
Sim, os arquivos das notas contém informações colocadas dentro de uma estrutura padronizada sendo possível ler e importar as mesmas. Este processo é direto em alguns casos como por exemplo para os dados do fornecedor. O software ao ler na nota as informações do fornecedor ( nome, CNPJ, endereço ) poderá, através do CNPJ verificar se o mesmo já se encontra cadastrado e, não estando, criar de forma automática o cadastro do mesmo no software.
Já as informações dos produtos, requerem um trabalho de preparação por parte do operador visto que não há um código comum entre o fornecedor e sua empresa como ocorre com o CNPJ no caso do cadastro do fornecedor. Neste caso é necessário compatibilizar os códigos dos produtos externos com os internos, de forma a gradativamente “ensinar” ao software de gestão, como os produtos que chegam de determinado fornecedor se correspondem com o cadastro de produtos da empresa.
Este trabalho de compatibilização, em um momento inicial requer um esforço que, na medida em que chegam novas notas de determinado fornecedor, vai caindo gradativamente já que o software vai ganhando a cada nova nota, mais capacidade de relacionar por sí mesmo os produtos de cada nota com os produtos do cadastro interno.
O recurso de importação de arquivos XML das notas fiscais eletrônicas está disponível no Módulo Financeiro de nossa linha Gerente S7. Conheça mais detalhes de todos os nossos softwares para o agronegócio através deste link.