O objetivo de um plano de contas é simplesmente permitir que possamos classificar de forma adequada as movimentações financeiras ocorridas na empresa.

O que é uma "conta" ?

 Imagine um produtor que vai até seu fornecedor de insumos, adquire 10 sacos de cimento a R$ 20,00 cada um e anota no canhoto de seu talão de cheques o seguinte :

R$ 200,00 gastos com a compra de cimento"

Neste caso a conta é "compra de cimento". A conta simplesmente explica como o dinheiro foi gasto ou ganho.

Podemos pensar em um plano de contas como se fosse uma lista com todas as formas possíveis de explicar como o dinheiro pode sair ou entrar no caixa da empresa.

A partir da montagem de um plano de contas e do registro das movimentações financeiras classificando cada lançamento com a conta adequada um software rural pode gerar informações como "quanto foi gasto com insumos nos últimos dois meses" ou "qual o montante das receitas geradas pela venda da produção de soja na última safra".

Assim além de permitir ao sistema gerar informações gerenciais mostrando como ocorrem suas despesas, receitas e investimentos o plano de contas também é a base para a montagem dos orçamentos empresariais. Nem sempre as empresas trabalham com orçamentos mas eles são ferramentas excelentes para direcionar as despesas e investimentos visando manter estas movimentações dentro dos limites previstos e garantir seus lucros.

Quantas contas deve ter um plano de contas ?

 Não há um tamanho padrão para um plano de contas. O número de contas deve ser compatível com as atividades exercidas na propriedade. Um bom software de gestão dever ter a flexibilidade de permitir a criação de novas contas na medida em que isto se faça necessário como também permitir a exclusão de contas que se mostrem desnecessárias ao longo do tempo.

Contas com níveis e sub-níveis

No caso de propriedades de pequeno porte, as contas em geral terão um único nível enquanto que em propriedades maiores os planos de contas tendem a permitir a criação de níveis e sub-níveis.

Disponibilizamos aqui um relatório com um exemplo de plano de contas, usado em uma propriedade de medio porte, preparado com o software Farmplus. Clique aqui para abrir este relatório em formato PDF

E aqui mais um exemplo de um plano de contas usado em uma propriedade operando com a linha Gerente S7. Clique aqui para abrir este relatório em formato PDF

Os centros de custos representam a estrutura permanente da propriedade.

Enquanto as contas do plano de contas nos permitem informar a natureza das receitas, despesas e investimentos, os centros de custos nos permitem informar onde as movimentações ocorreram.

Vamos exemplificar usando mais uma vez a situação prática que usamos no caso do plano de contas onde citamos um exemplo de uma compra de 20 sacas de cimento. Naquela situação a compra foi descrita da seguinte forma :

"R$ 200,00 gastos com a compra de cimento"

Descrevendo a despesa desta forma sabemos como o dinheiro foi gasto mas não informamos a destinação do mesmo dentro da estrutura da propriedade. Esta despesa ficaria melhor descrita se tivéssemos uma descrição como :

"R$ 200,00 gastos com a compra de cimento para o curral"

Desta forma sabemos para como o dinheiro foi gasto e onde ele foi gasto. Neste caso temos o curral como CENTRO DE CUSTOS e compra de cimento como CONTA DO PLANO DE CONTAS.

Assim, as contas do plano de contas juntamente com os centros de custos nos permitem classificar de forma adequada nossas movimentações financeiras informando em que gastamos e onde gastamos nosso dinheiro.

Da mesma forma como ocorre na estrutura do plano de contas, nos centros de custos podemos trabalhar com estruturas com um ou mais níveis de forma que podemos ter centros de custos principais e centros de custos "filhos" subordinados a centros de custos "pai".

Na imagem abaixo temos um exemplo de estrutura de centros de custos usando o software Farmplus.

Neste exemplo temos como centros de custos principais a Fazenda Rio Grande ( F. Rio Gde ) e a Fazenda Santa Maria ( F.St Maria ).

A Fazenda Rio Grande possui dois centros de custos filhos que são : Fruticultura e Pecuária.

A Fazenda Santa Maria possui os seguintes centros de custos filhos : Agricultura, Apiário e Pecuária. Os centros de custos Agricultura e Pecuária, por sua vez também possuem centros de custos filhos que são : Milho, Soja, Corte e Leite.

Observe que na tela acima o programa apresenta os centros de custos filhos separados por dois pontos dos centros de custos pais. Exemplo : F. St Maria : Agricultura : Soja

A estrutura de centros de custos que exemplificamos pode ser examinada na figura abaixo :

A imagem abaixo resume este texto :

Para finalizar este tópico disponibilizamos uma apresentação online mostrando de forma prática como é a criação dos centros de custos usando o software Farmplus. Clique aqui para assistir.

Cadastro de Produtos

De forma a controlar adequadamente as compras de insumos, sua armazenagem e histórico de utilização e preços é necessário mantermos um cadastro de todos os produtos consumidos e produzidos na propriedade.

Assim temos :

1. Cadastro de produtos consumidos ( insumos e material de consumo ).

2. Cadastro de produtos produzidos ( soja, milho, etc ).

Um software rural deve usar os produtos cadastrados para funções como :

1. Efetuar a entrada do produto no estoque quando o produto é adquirido.

2. Atualizar o preço médio do produto quando uma operação de compra é lançada.

3. Permitir ao operador consultar com rapidez as últimas compras realizadas com respectivos preços e fornecedores.

4. Retirar o produto do estoque quando uma atividade operacional for registrada de forma a realizar a baixa da quantidade usada no campo.

5. Entrar com o produto no estoque quando forem registradas informações de colheita.

6. Contabilizar nos custos de produção o valor da quantidade utilizada no momento em que uma atividade operacional for registrada.

7. Permitir a geração de relatórios de saldos ou de extratos de consumo dos produtos estocados.

Na imagem abaixo temos um exemplo de ficha utilizada para cadastrar os insumos no Gerente AgroNegócios S5. 

Comentários a respeito da ficha usada como exemplo :

• O preço médio do produto é calculado de forma automática quando o operador registra as compras do mesmo.

• O ponto de reposição permite ao programa gerar relatórios de estoque com alertas indicando a necessidade de compras para ítens abaixo do ponto de reposição ou estoque mínimo.

• O "Grupo / família" permite a geração de relatórios de estoque informando por exemplo o saldo de todos os produtos do grupo "Fertilizantes".

• A "Conta padrão nas compras" permite ajustar previamente a conta do plano de contas de forma a facilitar o trabalho do operador encarregado de realizar o lançamento das notas de entrada.

• O campo "Localização" permite a geração de informações sobre a localização do produto no estoque. Este tipo de facilidade é importante principalmente para produtos de pequeno porte como peças de reposição de tratores, colheitadeiras e máquinas em geral.

Contas de banco e caixa

Quando falamos em controles financeiros uma necessidade fundamental é a definição das contas de banco e caixa com as quais trabalhamos.

Podemos pensar em cada conta como um ponto de estocagem de dinheiro.

Toda despesa ou investimento implica em retirarmos ou prevermos a retirada de dinheiro de alguma conta e da mesma forma toda receita irá gerar a entrada ou previsão de entrada de dinheiro em alguma conta.

Além disto podemos ter movimentações apenas de transferência de moeda entre duas contas não havendo neste caso qualquer tipo de gasto ou receita mas apenas a movimentação física de moeda entre as contas.

Podemos ver as contas como os depósitos onde armazenamos nosso dinheiro. No caso das contas bancárias, poupança e investimentos, estes "depósitos" ficam nos bancos. No caso da conta "caixa" o depósito fica localizado na própria empresa.

Há também o caso das conta de "previsão". Vamos imaginar a seguinte situação : assumimos o compromisso de pagar R$ 1.000,00 a um fornecedor com o prazo de 30 dias. Quando definimos este compromisso não sabemos qual conta iremos usar para quitar o compromisso em seu vencimento ( a menos é claro que tenhamos usado um cheque pré-datado por exemplo e neste caso a conta seria a conta banco associada ao cheque ). Para situações como esta deveremos ter sempre as contas de previsão que serão as seguintes : "A pagar" e "A receber". Assim ao lançar o compromisso associaremos o mesmo À conta "A pagar" e quando formos efetivamente quitá-lo alteraremos a conta retirando a conta "A pagar" e informando a conta efetivamente usada para o pagamento.

Extratos

Uma função essencial em qualquer sistema de gestão é a possibilidade de gerar relatórios apresentando as movimentações e o saldo de cada conta, os extratos. Os extratos nos permitem acompanhar as movimentações ocorridas em cada conta de forma a que possamos entender como o saldo final foi formado.

Veja aqui um exemplo de extrato bancário gerado com a linha de softwares Gerente S7.

Um controle de estoques eficientes gera benefícios como :

1. Evita o desperdício pelo acompanhamento das saídas de cada produto e sua destinação.

2. Evita fraudes e desvios de produtos.

3. Previne que produtos importantes estejam em falta em momentos críticos.

4. Gera economia na medida em que os saldos sejam acompanhados adequadamente evitando compras desnecessárias.

Nos softwares da Paraná Sistemas, o controle dos estoques é realizado a partir de 3 pontos principais :

1. Ao registrarmos a compra de um produto, é feita a entrada no estoque da quantidade adquirida de forma automática pelo programa.

2. Ao registrarmos o uso do produto a campo ( Exemplo : aplicação de herbicida, aplicação de inseticida, etc ) a quantidade usada na aplicação é retirada do estoque de forma automática pelo programa..

3. Havendo perdas o operador deverá registrar no programa a saída correspondente informando a razão da movimentação.

Na medida em que estas movimentações de entrada e saída vão sendo criadas, o saldo de cada produto vai sendo alterado de forma automática.

O controle dos estoques é semelhante ao controle de uma conta bancária e o objetivo final nos dois casos é controlar o saldo e administrar as entradas e saídas.

Acesse este link para examinar um relatório de extrato de estoque para o produto "Óleo diesel" gerado a partir do Módulo de AgroNegócios da linha Gerente S7.

Neste relatório é mostrado o saldo do produto na data inicial do processamento e a partir daí, até a data final, são apresentadas as compras e saídas dia a dia com o respectivo saldo parcial. Exatamente como em um extrato bancário. No caso das saídas do produto a destinação do mesmo ( discriminação da máquina ou talhão onde o mesmo foi usado ) e ao final do relatório temos as quantidades totais movimentadas no período processado bem como o saldo final do produto em estoque.

O quadro abaixo mostra um comparativo do controle de estoques com o controle de uma conta bancária :

Operações de compra e venda de mercadorias e serviços

Uma responsabilidade fundamental na administração de qualquer empresa é o registro das operações de compra e venda de mercadorias.

Esta área é também uma das quais onde os benefícios de um software de gestão podem ser sentidos de forma mais forte. Isto porque quando uma operação é registrada no software vários controles podem ser atualizados de forma automática.

Vamos imaginar por exemplo que registramos no sistema a aquisição de 10.000 Kilos de um determinado fertilizando sendo o mesmo pago em duas parcelas. Vamos enumerar algumas das repercussões possíveis geradas por esta compra :

1. Atualização dos estoques com a entrada de 10.000 kilos do fertilizante.

2. O contas a pagar passa a incluir as parcelas de pagamento.

3. Havendo um contrato de aquisição do produto, a quantidade entregue poderá ser debitada no contrato que passaria a mostrar então a quantidade entregue e o saldo a entregar.

4. Quando consultarmos o cadastro daquele fornecedor teremos esta operação sendo apresentada no histórico de compras realizadas com o mesmo.

5. O produto adquirido estará disponível para que seu uso seja informado no registro de atividades operacionais da propriedade de forma a registrarmos a aplicação do mesmo nas lavouras.

6. No caso de propriedades que trabalham com o controle de compras por sócio os dados desta compra seriam lançados na conta de um dos sócios.

7. O preço de aquisição unitário ficaria disponível para consulta do histórico de preços do produto.

A figura acima nos ajuda a entender a praticidade de um software de gestão. Sem um software de gestão as 7 tarefas que descrevemos acima teriam que ser realizadas uma a uma e mesmo e mesmo usando uma planilha de cálculos seria muito difícil não termos retrabalho para uma operação que seria feita em uma única etapa se estivéssemos usando um software de gestão.

Nos programas da Paraná Sistemas, as operações de compra e venda de mercadorias e serviços são normalmente chamadas de "Operações financeiras". Um operação finaceira é composta pelos seguintes grupos de informações :

1. Dados de definição da operação como a data em que a transação foi realizada, tipo da operação (compra , venda, etc ) número da nota fiscal, fatura ou documento que formalizou a operação, número do pedido se for o caso, identificação do cliente ou fornecedor.

2. A discriminação dos produtos / serviços adquiridos / vendidos com respectivos preços e quantidades.

3. A discriminação das parcelas de pagamento com definição da data, forma de pagamento ( cheque, boleto, dinheiro, etc )  e valor de cada uma.

A figura abaixo mostra a composição de uma operação de compra / venda :

O lançamento destas operações de forma correta e assídua é fundamental para manter as informações resultantes como os saldos de estoque atualizados e passíveis de serem consultados a qualquer momento com exatidão.

Na imagem abaixo voce pode examinar uma tela com os dados de uma operação de compra no software Farmplus.

As propriedades agropecuárias são formadas com o objetivo de desenvolver atividades econômicas que gerem produção e lucros.

Podemos assim ter atividades como : plantação de soja, criação de gado, fruticultura, criação de peixes, plantação de milho, e etc. Uma ou várias atividades podem ocorrer ao mesmo tempo sendo que no caso de grandes propriedades em geral o número de atividades é menor e no caso das pequenas propriedades tende a haver uma maior diversidade destas atividades que serão naturalmente desempenhadas em áreas menores.

A estas atividades damos o nome de "Empreendimentos".

Os empreendimentos tem uma duração definida e entre seu início e seu término consumirão recursos como sementes, herbicidas, fungicidas, horas de mecanização, mão de obra e outros. As soma dos custos destes recursos formarão os custos diretos do empreendimento. A venda da produção gerará as receitas e as receitas menos os custos definirão a lucratividade do empreendimento.

Os softwares da Paraná Sistemas permitem a criação de um número qualquer de empreendimentos podendo estes empreendimentos estarem associados a atividades como agricultura, pecuária, piscicultura e outros.

Quando um empreendimento é encerrado seus dados permanecem armazenados de forma a permitir consultas a qualquer tempo aso dados históricos de forma a permitir comparações entre procedimentos técnicos e financeiros entre empreendimentos atuais e do passado.

Os empreendimentos podem ser possuir sub-divisões. Por exemplo, o empreendimento "Lavoura de soja 2009/2010" pode possuir sub-divisões como "Talhão 1" , "Talhão 2", "Talhão 3" e etc. Um empreendimento como "Piscicultura" pode possuir sub-divisões como "Tanque 1", "Tanque 2" e etc.

Na imagem abaixo voce pode examinar um exemplo prático de um cadastro de empreendimentos no programa Farmplus. Os talhões do empreendimento selecionado ( Plantio Soja 2008 ) são mostrados em representação gráfica.

Um bom controle da propriedade requer que todas as atividades realizadas nos empreendimentos ou na infraestrutura da propriedade sejam registrados.

Através destes apontamentos teremos informações como :

1. Data da atividade

2. Insumos e quantidades usados nas atividades.

3.  Empreendimento e sub-área onde a tarefa foi executada.

4. Máquinas e implementos utilizados com período de utilização.

5. Funcionário responsável.

6. Pessoal usado na tarefa.

A imagem abaixo resume os recursos necessários a execução de uma atividade :

Como resultado do apontamento das atividades podemos ter uma série de informações sendo geradas e atualizadas. O quadro abaixo mostra estas possibilidades :

Na imagem abaixo voce pode examinar a tela na qual é registrada uma atividade no Módulo Agri da linha Gerente S7.

Na imagem abaixo voce pode examinar a área da tela na qual foram informados os insumos na atividade acima :

Na imagem abaixo voce pode examinar o apontamento da máquina usada na atividade acima :

Um dos principais objetivos da gestão de qualquer propriedade agropecuária é ter um controle adequado de seus custos de produção.

A gestão adequada dos custos tem por objetivo primário assegurar que os produtos sejam comercializados com margens de lucro suficientes para a saúde financeira da propriedade. Tendo em vista que o produtor não tem como interferir nos preços de venda, que são fixados pelo mercado, a gestão de custos é o caminho adequado para garantir os lucros da propriedade.

Os custos de produção de um empreendimento são compostos pelos seguintes ítens :

1. Custos diretos com insumos - são os custos resultantes dos insumos usados nas atividades operacionais realizadas no empreendimento. Assim teremos aqui os custos com sementes, adubos, herbicidas, inseticidas e etc que foram usados no empreendimento.

2. Custos diretos com máquinas e pessoal - são os custos resultantes da utilização de maquinário e pessoal nas atividades operacionais realizadas nos empreendimentos.

3. Custos indiretos com despesas administrativas - são os custos de despesas com a infraestrutura administrativa da propriedade que são lançados na conta dos empreendimentos a partir de rateios. Neste caso podemos ter ítens como salários do pessoal da administração, pro-labore do proprietário, energia elétrica da sede e etc.

4. Custos indiretos com maquinário - são os custos relacionados as atividades das máquinas em tarefas realizadas na infraestrutura da propriedade sem relação direta com os empreendimentos. Exemplo : se um trator faz um serviço de reforma em uma estrada, o custo das horas deste trator pode ser rateado pelos empreendimentos.

Boa parte das propriedades trabalha exclusivamente com o cálculo dos custos de produção diretos tendo em vista que a geração dos custos indiretos envolve a definição de rateios que exigem para seu acompanhamento um investimento de tempo maior por parte dos administradores.

Na linha de softwares da Paraná Sistemas, o software Farmplus opera apenas com os custos diretos para geração dos custos de produção. Já a linha S7 permite ao operador operar também com rateios para a definição dos custos indiretos tanto das despesas administrativas quanto os custos das atividades das máquinas em tarefas realizadas na infraestrutura da propriedade.

Na linha Gerente S7, os rateios das despesas administrativas e dos custos das atividades das máquinas em atividades realizadas na infraestrutura da propriedade são gerados através de "planos de rateio".

Um plano de rateio define os percentuais das despesas indiretas que deverão ser lançados pelo sistema nos custos de cada talhão de um empreendimento. Estes percentuais são definidos de forma proporcional a área de cada talhão.

Usando [ este link ] voce pode visualizar uma tela do Gerente S7 com o registro de atividades de apoio realizadas em uma propriedade. As atividades mostradas tem seus custos lançados nos empreendimentos a partir de planos de rateio.

Use [ este link ] para visualizar um exemplo de plano de rateio na linha Gerente S7.